Comment choisir mon outil numérique

visuel outil numérique caisse à outils et souris

Table des matières

La transformation numérique touche tous les secteurs, et les services en ligne sont devenus indispensables. Alors comment choisir l’outil numérique qui sera fait pour vous ?

Choisir un outil, c’est comme choisir un logement. On réfléchit à ce qu’on veut, aux critères indispensables et aux bonus, tout en gardant le budget à l’esprit. Il faut aussi consacrer du temps aux visites. C’est toute une aventure qui peut être longue et complexe.

Grâce à plusieurs conseils généraux, je vais tâcher de lister les étapes importantes du choix d’un outil numérique pour votre structure pour vous simplifier le travail.


Qu’est-ce qu’un outil numérique ?

Commençons par le commencement et définissons un outil numérique. Ce sont toutes les ressources logicielles, sous forme d’application ou de service en ligne, qui permettent de réaliser et faciliter des activités.

Tous les domaines utilisent des outils numériques : échanges de messages, travail collaboratif, stockage de données, gestion clientèle ou comptable, design… Ils servent à rendre certaines tâches plus rapides, efficaces et cohérentes.

Certains outils peuvent être simples à utiliser, comme Wikipédia pour une recherche encyclopédique. Mais pour beaucoup, il faudra créer un compte ou installer un logiciel, et mettre en place une utilisation quotidienne pour toute une équipe.

Le boom du numérique a également entrainé une augmentation exponentielle du nombre d’outils existants, rendant le choix d’autant plus complexe.


Identifier mon besoin et mes capacités

On pourrait être tenté de se lancer bille en tête dans le téléchargement et l’utilisation d’un outil, mais il vaut mieux préparer le terrain d’abord.

Réfléchissez bien à votre besoin, notez votre problématique et listez les fonctionnalités qui vous seraient nécessaires. Même si vous n’avez pas de connaissance technique, essayez de décrire le plus clairement possible ce qu’il vous faut. Pas besoin de connaître ce qui est proposé sur le marché et les fonctionnalités existantes.

Par exemple : “J’ai besoin d’organiser avec mon équipe nos tâches quotidiennes”.

  • Il faudra ici un logiciel qui peut être utilisé par plusieurs personnes, éventuellement en même temps.
  • On parle d’organisation de tâches, donc l’outil doit être plutôt visuel et avoir des fonctions de gestion de projet.
  • Enfin, le mot “quotidiennes” évoque une utilisation de tous les jours, il faudra quelque chose de simple et rapide à utiliser, sinon votre outil tombera vite aux oubliettes.

Plus votre description de besoin sera claire et exhaustive, plus vous aurez de chances de trouver l’outil adapté.

Est-ce le bon moment pour chercher un nouvel outil numérique ?

Pensez également à prendre en compte vos capacités avant, pendant et après la mise en place d’un nouveau logiciel.

  • Est-ce que vous avez le temps de lister vos besoins et de tester plusieurs outils ? Il vaut mieux une recherche préalable bien faite sans se presser, afin d’éviter de perdre du temps ensuite.
  • Avez-vous consulté les personnes qui travaillent avec vous ? Il est indispensable de vous assurer que vos collaborateurices ont également besoin d’un nouvel outil et sont disposé-es à s’en servir.
  • Si vous travaillez avec des personnes peu formées au numérique, il faudra prévoir un temps de formation.
  • Avez-vous le budget nécessaire pour un logiciel payant ? Beaucoup d’outils professionnels sont payants, il est donc important de réfléchir à ce que cela représentera dans les charges de votre organisation.
  • Est-ce que vous avez les compétences pour déployer ce nouvel outil dans votre structure ? La plupart des services ont des documentations plutôt claires, mais il faut tout de même bien creuser pour comprendre leur fonctionnement. Utilisation et administration d’un logiciel ne sont pas la même chose.

Tester les options et faire mon choix

Si vous avez bien appliqué mes conseils du chapitre précédent, vous avez maintenant une liste de vos besoins, et du temps pour réaliser vos tests.

Mais d’abord, où est-ce qu’on trouve des outils numériques ?

Eh bien il y a plusieurs façons. La plus évidente est de faire une enquête sur votre moteur de recherche préféré en utilisant comme mot clé votre problématique. Une liste outils connus voire utilisés par votre équipe peut être utile pour identifier certaines options rapidement.

Il existe également plusieurs catalogues listant les services disponibles :

  • Le site BDM Tools du Blog du Modérateur. Plus de 1200 services y sont présentés, surtout pour des entreprises dans les domaines du marketing ou du numérique.
  • Le catalogue de l’État. Il est plutôt à destination des administrations publiques, mais de nombreux outils qui y sont recensés sont aussi utilisables dans d’autres contextes.
  • L’ordre des Experts-Comptables a également créé un catalogue à destination de leurs collègues et clients. On y trouvera notamment des outils de paiement et de gestion de caisse.
  • Si vous souhaitez un outil libre, tournez vous vers le collectif Chatons. Vous y trouverez des entreprises et associations qui contribuent à la création d’outils open source pour de nombreuses utilisations. Le point intéressant : on peut faire une recherche géographique pour trouver des outils développés près de chez soi.

Faire une pré-sélection

Vous devriez maintenant avoir trouvé plusieurs outils qui pourraient répondre à vos besoins. L’idéal est d’en faire une liste en notant bien leurs différentes caractéristiques : prix, fonctionnalités, simplicité, avis d’autres utilisateurices, et tous les critères qui vous semblent pertinents et quantifiables.

D’expérience, préparer un tableau pour visualiser les points positifs et négatifs de chaque outil aide beaucoup.

Grâce à cette étape, vous pourrez déjà mettre de côté certains services qui ne répondront pas à vos besoins : absence d’une fonctionnalité, prix trop élevé… Cela vous fera gagner du temps sur l’étape de test, voire même y échapper.

Tester des services numériques

C’est l’heure de mettre les mains dans le cambouis ! Si l’étape précédente vous a laissé plusieurs options, ou si vous préférez tester le dernier outil en compétition avant de le déployer, c’est le moment de faire des essais.

Il vaut mieux être 2 ou 3 personnes à réaliser le test. D’une part, cela vous permettra de vraiment expérimenter les fonctionnalités collaboratives comme le fait de mentionner quelqu’un, ou la différence entre interface admin et interface d’utilisation basique, difficiles à voir en étant seul.

Vous aurez également plusieurs points de vue sur l’utilisation de l’outil. C’est toujours bon de se rappeler que ce qui nous paraît simple et évident ne l’est pas nécessairement pour quelqu’un d’autre.

La plupart des outils payants proposent une période d’essai allant d’une semaine à un mois. Vous pourrez voir toutes les fonctionnalités et services sans vous engager. Attention à bien désactiver le paiement automatique en fin d’essai si vous ne choisissez pas l’outil.

Vous pouvez reprendre le tableau de la pré-sélection et ajouter de nouvelles rubriques au fil de vos tests si certains nouveaux critères vous semblent pertinents.

Outil 1Outil 2Outil 3
PrixGratuit 🟩Prix moyen 🟧Prix élevé 🟥
Besoin 1En partie 🟧Oui 🟩Oui 🟩
Besoin 2Non 🟥En partie 🟧Oui 🟩
Besoin 3En partie 🟧Oui 🟩En partie 🟧
TestMoyen 🟧Difficile 🟥Facile 🟩
RemarqueBien connu par l’équipeNouvelles fonctionnalités
à venir
Le plus recommandé
du marché
Voici ce à quoi pourrait ressembler votre tableau de test

Et après ?

A l’issue de cette étape, vous devriez avoir trouvé chaussure à votre pied. Félicitations !

Ce n’est pas le cas ? Revérifiez votre liste de critères et certains outils que vous auriez mis de côté prématurément. N’oubliez également pas que, comme pour le choix de son logement, on finit parfois par choisir la meilleure option disponible, même s’il n’y a pas de coup de cœur.

Il faudra ensuite déployer ce nouvel outil numérique dans votre structure. Ce sera une nouvelle aventure, dont je parlerai lors d’un prochain article.

En attendant, vous pouvez aussi me contacter, puisque je propose parmi mes services l’aide au choix d’outils numériques et à leur mise en place !

Cet article est un extrait d’une conférence que je devais donner lors d’un évènement qui a finalement été annulé. Je serais heureuse de la présenter de vive voix à l’occasion d’un évènement professionnel, alors contactez-moi si le sujet vous intéresse.

N’hésitez pas à partager ce tutoriel et à le commenter s’il vous a été utile (surtout si vous avez des questions ou suggestions) !

Vous utilisez un nouvel outil numérique dont l’utilisation et l’appropriation ne sont pas aisées ? Je rédige une documentation simple, claire et personnalisée afin vous rendre votre autonomie, ainsi qu’à votre équipe.

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